Vous vous sentez un peu débordé ? Vous êtes adepte de la réplique : « Je n’ai pas le temps en ce moment ! » . Ou pire depuis toujours ! Alors je peux assurément vous aider. Ne pas avoir le temps peut être dramatique quand cette phrase est suivie de choses importantes qui vous tiennent à cœur : comme passer du temps avec sa famille, faire du sport, prendre du temps pour soi, etc. Après tout dépend de vos priorités dans la vie. À travers ce 78e épisode du podcast « Et si on avançait ? » , je me mets au défi de vous faire gagner du temps. Sachant que c’est le rêve de beaucoup de personnes, la pression est grande ! Bien sûr, il n’est pas possible de caser 48 heures dans une journée de 24, mais économiser quelques petites minutes par-ci par-là voire éliminer des tâches de votre emploi du temps, c’est toujours ça de pris. Je vais vous énumérer 11 façons de gagner du temps au quotidien. L’idée n’est pas de détailler tous les conseils que je vais vous partager. C’est une compilation d’astuces que vous pouvez mettre en place immédiatement pour vous dégager du temps à une échelle plus ou moins grande. Parce que oui, c’est possible. Ces actions vont vous faire gagner du temps au quotidien, de quelques minutes à plusieurs heures. Tous ces moments cumulés vous permettront de dégager du temps pour d’autres activités qui vous tiennent à cœur par exemple.
1 – Se dégager du temps en batchant
Je vous ai déjà parlé de batching dans plusieurs épisodes du podcast. Si vous ne connaissez pas cette méthode de gestion du temps, n’hésitez pas à écouter l’épisode dédié, où je vous décris le processus. Le batching, qu’est ce que c’est ? C’est le fait de rassembler des tâches qui se ressemblent et de les faire en même temps.
Exemple : lorsque vous faites une lessive, vous ne la faites pas pour une seule paire de chaussettes. Vous attendez que vos vêtements s’accumulent. Vous les rassemblez alors pour faire des lessives par couleur. C’est un peu pareil avec les tâches. Au lieu de les éparpiller, vous regroupez toutes les tâches qui se ressemblent – comme traiter vos mails, créer du contenu si vous êtes entrepreneur, etc. Et vous les traitez toutes au même moment. En cumulé, sachant qu’il n’y aura pas d’interruption, c’est une méthode très efficace pour gagner du temps au quotidien.
2 – Supprimer toute distraction
Les distractions sont une source de perte de temps et de procrastination énorme. Finalement, la distraction, c’est tout ce qui ne contribue pas concrètement à vos objectifs et autres priorités de votre vie. Pourtant la distraction, ce n’est pas que les séries, les réseaux sociaux, les notifications, etc. Elle peut également venir de personnes chronophages autour de vous. Bien sûr, il est presque impossible de faire uniquement des choses qui vont vous apporter de la valeur ajoutée. Mais il y a peut-être un déséquilibre dans votre emploi du temps, si vous êtes capable de dire que vous n’avez pas le temps pour faire quelque chose d’important, mais que vous procrastinez régulièrement. L’une des premières pistes à explorer pour gagner du temps au quotidien est celle de la distraction :
- tout ce qui vous prend du temps alors que cela ne devrait pas ;
- les tâches qui vous éloignent de vos buts ;
- les occupations qui vous distraient de ce qui est important pour vous.
Exemple : si vous passez votre temps sur Instagram, il va falloir diminuer votre présence sur les réseaux sociaux. Si c’est une personne, vous allez devoir la recadrer en lui accordant un temps bien défini. Pour résumer, identifiez ce qui vous prend du temps inutilement et qui ne contribue ni à vos priorités ni à vos objectifs. Puis, faites en sorte de le supprimer ou de le canaliser. Restez concentré !
3 – Automatiser pour gagner du temps au quotidien
Réfléchissez aux tâches qui vous prennent énormément de temps et que vous faites manuellement. Ne pourraient-elles pas être déléguées à un robot ou un logiciel ?
Exemple : les virements que vous faites tous les mois. Ne pourriez-vous pas mettre en place un virement automatique ?
Pour l’exemple, l’agenda Calendly a révolutionné mon quotidien d’entrepreneur. Aujourd’hui, pour prendre rendez-vous, vous devez contacter la personne (mail, téléphone, etc.), définir une date, si besoin générer un lien zoom ou autre, etc. Calendly est un logiciel qui permet de réserver des rendez-vous automatiquement.
- Vous envoyez le lien de votre calendrier à votre contact.
- Cette personne aura accès aux plages de disponibilités que vous aurez vous-même paramétrer. Elle sélectionne le créneau qui lui convient.
- Cela va automatiquement générer chez vous un rendez-vous dans votre agenda ainsi qu’un lien Zoom si nécessaire.
Je dépense quelques euros par mois, mais je gagne un temps fou. En utilisant ce logiciel, ce sont plusieurs heures de travail que j’économise sur mon planning. Donc, réfléchissez. Que pouvez-vous automatiser ? Posez-vous cette question, et puis si vous en avez la possibilité, mettez-le en place dès que possible afin de gagner du temps au quotidien.
4 – Abandonner le perfectionnisme pour l’essentialisme
La semaine dernière, je vous parlais de productivité toxique et donc de perfectionnisme. Qualité ou défaut peu importe, en tout cas, c’est la meilleure source de perte de temps au monde. Malheureusement, beaucoup de personnes en sont victimes. Alors bien sûr, ce n’est pas un drame, mais c’est vrai que le perfectionniste a tendance à perdre beaucoup plus de temps que quelqu’un qui va à l’essentiel.
Exemple : je suis une ancienne perfectionniste. Aujourd’hui, je m’en suis débarrassée et je suis vraiment très fière de moi. Le processus a été long. Ce qui m’a motivée, c’est de voir que d’autres personnes réussissaient facilement en se simplifiant la vie. Pourquoi ? Parce qu’elles ne mettaient pas l’accent sur les détails, mais sur le résultat. Bien sûr, j’ai toujours cette sensibilité du travail bien fait et des belles choses. Alors, je vous encourage vraiment, si vous souhaitez gagner du temps au quotidien sur un projet important à :
- arrêter les chichis et autres peaufinages ;
- définir un objectif clair ;
- aller à l’essentiel ;
- penser d’abord aux résultats.
Le but est d’essayer de vous orienter vers l’essentialisme afin de ne plus vous surcharger inutilement et à perdre du temps au lieu d’en dégager. Aujourd’hui, beaucoup de détails prennent du temps pour rien. Parce que finalement, ces choses, il n’y a que vous qui les verrez. Vous savez ces petits trucs où vous sentez que vous atteignez le stade du « Là, j’abuse avec mon perfectionnisme ! » . Ne rentrez pas trop dans les détails extrêmes. Et supprimez ce qui vous paraît inutile. C’est un travail que vous devez faire sur vous et qui va prendre du temps. Mais, au final cela sera bénéfique pour votre emploi du temps et votre bien-être.
5 – Consommer moins d’informations
L’information est partout, que ce soit en écoutant un podcast, en consommant du contenu sur Instagram, sur des blogs, etc. Plus vous consommez d’informations, plus :
- votre cerveau est stimulé – non pas que cela soit une mauvaise chose ;
- vous allez donc avoir envie de créer ;
- ou de modifier des choses dans vos projets, dans votre business ;
- votre to-do list va donc s’allonger.
- CQFD.
Alors, c’est bien de consommer du contenu, mais si vous êtes débordé, il va peut-être falloir justement fermer cette vanne chronophage. Prenez le temps de digérer et d’appliquer ce que vous avez consommé, sinon cela peut être contre-productif. Rassurez-vous, vous n’allez rien manquer. Honnêtement, l’information sera toujours disponible, mais il y a un temps pour tout. Et parfois, peut-être qu’en étant déséquilibré en termes de consommation de contenus, vous devenez moins productif. Vous perdez plus de temps qu’autre chose.
Vous savez que vous êtes dans une phase de votre vie où vous devez vous dégager du temps et passer à l’action pour une raison X ou Y. Vous avez suffisamment consommé de contenus sur une thématique précise et le moment d’agir est arrivé. Alors, arrêtez cette activité chronophage et peu productive. Passez à l’action. Pensez aussi à planifier votre temps de consommation de contenus, pour ne plus être submergé. C’est un autre moyen pour vous de gagner du temps au quotidien.
6 – Dire non le plus souvent possible
Finalement, c’est l’ensemble des oui que vous dites qui vous volent du temps au quotidien.
Exemple : le premier truc qui va vous prendre du temps, c’est votre travail. Vous avez dit oui et vous avez signé un contrat. Au quotidien, il y a plein de petites choses comme ça pour lesquelles vous signez des contrats qui remplissent votre agenda. À vous de voir quel contrat vous devez signer, ou pas. Que ce soient les petits engagements – envers vos proches, des remplacements, des réunions, etc. – faites très attention à votre oui. Et si vous avez des doutes, dites non. Parce qu’il est plus facile de revenir sur un non après réflexion, que sur un oui. Mettez-vous en mode non-automatique, surtout si vous êtes dans une période surchargée. Au moins, cela ne prend pas du temps dans votre planning.
7 – Mieux communiquer
Vous avez sûrement déjà eu des échanges interminables par mail : « Il manque la pièce jointe. » , « Tu peux me préciser telle information ? » , « Je suis intéressé, mais j’aimerais savoir ceci. » , etc. J’ai remarqué quelque chose. Plus j’apprends à mieux communiquer, plus j’envoie des mails complets, je pitche plus clairement mes projets, etc. Du coup, c’est plus facile pour la personne en face de ne pas tergiverser et de passer à l’action. La bonne communication est hyper importante pour gagner du temps au quotidien. Plus vous soignez votre communication et plus votre contact a tous les éléments d’informations pour analyser et prendre une décision. Vous allez tous les deux économiser du temps.
8 – Devenir minimaliste
Alors, oui, c’est un peu radical. Je ne dis pas qu’il faut devenir totalement minimaliste. Mais vous avez tout à gagner en diminuant votre nombre de vêtements, vos objets à la maison, etc. Vous savez parfaitement le temps que l’on perd à chercher les choses, à choisir sa tenue, etc. Par exemple, dans votre garde-robe, vous aurez uniquement des vêtements que vous aimez. Du coup, le choix va être simplifié. Vous n’allez pas tergiverser 3 ans pour savoir ce que vous allez mettre. En devenant minimaliste, vous réduisez votre quantité de choix. Vous avez là une vraie piste de gain de temps. Au cumul, cela peut être vraiment très intéressant sur du long terme. Quand je parle de minimalisme, je ne parle pas que de minimalisme physique. Je fais également allusion au minimalisme digital.
Essayez de simplifier votre quotidien au maximum, pour avoir le moins de choix possibles à faire. Parce que, savez-vous ce qui fatigue au quotidien ? Ce ne sont pas tant de faire les choses que les micro-décisions à prendre. C’est pour cette raison que je vous encourage à avoir des habitudes. En ayant des habitudes, vous aurez moins de décisions à prendre, cela devient mécanique. C’est pareil en termes d’espace mental. Le fait d’avoir moins de choses, vous permet d’être plus épanoui, plus serein. Il y a donc plusieurs pistes à explorer avec le minimalisme au-delà du fait de gagner du temps au quotidien. En cumulé, à long terme, cela peut être une vraie source de gain de temps.
9 – Penser à déléguer
Alors là, en termes de gain de temps, déléguer est très efficace. Malheureusement, beaucoup d’entrepreneurs ne l’utilisent pas assez. Il existe deux variantes :
- la délégation à des humains, des assistants ou des experts dans telle ou telle thématique ;
- déléguer à des robots, comme moi avec Calendly.
Qu’est-ce que vous faites au quotidien, qui est important pour votre travail, et que vous pourriez déléguer ? Quand je dis important, c’est-à-dire nécessaire. Cette tâche importante doit exister, mais vous ne souhaitez plus la faire. Quelle tâche n’est pas dans votre zone de génie ? Réfléchissez à ce qui vous prend 4 heures – peut-être des jours même – alors que vous n’en avez pas les compétences. Parce que si vous passez un temps infini à faire quelque chose qui ne vous passionne pas et qui en plus n’est pas dans votre zone de génie, franchement, vous avez tout intérêt à déléguer cette tâche. Cette personne le fera probablement mieux que vous, et surtout plus vite. Vous pensez peut-être que cela va coûter super cher, mais vous pouvez avoir de belles surprises.
Exemple : pendant un moment, j’ai délégué la création d’articles. Je ne m’étais pas renseignée. Je pensais que ça allait coûter hyper cher, mais en fait pas tant que ça. Au début de son activité, un entrepreneur a envie de garder sa trésorerie pour autre chose, des formations par exemple. Pourtant, si vous êtes débordée, que vous sentez qu’il y a certaines tâches dans votre to-do list qui ne sont pas dans votre zone de compétences et que vous avez envie de vous gagner du temps au quotidien, réfléchissez-y. Soit vous avez l’option supprimer bien sûr, soit, si c’est important pour vous, déléguez. Vous vous dégagez ainsi du temps pour avancer sur des tâches prioritaires et situées dans votre zone de génie.
10 – Apprendre les raccourcis clavier
Ce conseil est plus axé sur l’aspect micro. Ce n’est pas quelque chose qui va vous permettre de gagner du temps à une grande échelle. Par contre, en cumul, lorsque vous savez utiliser les raccourcis d’un logiciel que vous utilisez tout le temps, cela peut être une réelle économie de temps. Si vous utilisez un logiciel – une application ou autre – en particulier tous les jours, apprendre à le maîtriser vous rendra plus performant. Connaître les raccourcis vous permettra de gagner du temps au quotidien dans son utilisation. C’est un niveau micro temporel, mais c’est quand même intéressant.
11 – Et pour terminer
Lorsque vous consommez du contenu, n’hésitez pas à l’écouter en vitesse accélérée. Pas exagérément bien sûr, il faut que cela reste compréhensible. Que ce soit une vidéo YouTube, un podcast, et même sur une série Netflix, c’est tout à fait possible. Vous pouvez visionner ou écouter du contenu en x 1.25, en x 1.5, x 1.75, et même x 2, cela dépend des plateformes sur lesquelles vous êtes. Ainsi, si vous regardez une série en x 1.25, cela reste tout à fait compréhensible et vous pouvez gagner 5 à 10 minutes par vidéo. Ce n’est pas négligeable, surtout si vous aimez consommer beaucoup de contenu, mais que vous avez peu de temps. Je sais qu’aujourd’hui, en x 2, je comprends tout à fait. Cela veut dire qu’une vidéo de 40 minutes, je peux la regarder en 20 minutes. Intéressant, non ? Alors, n’hésitez pas à tester.
Onze opportunités de gagner du temps au quotidien, rien que ça ! Vous avez maintenant une liste d’astuces à explorer pour vous dégager du temps. Avec tous ces conseils, j’aimerais que vous puissiez vous dire que vous pouvez effectivement alléger votre agenda. Que vous avez plus de temps pour les choses importantes que vous ne pouviez pas faire avant cette lecture. Mon but n’était pas de vous donner des méthodes détaillées, mais de vous montrer des pistes envisageables pour vous dégager du temps au quotidien. Au cumulé, vous pouvez gagner un temps précieux. Choisissez un ou deux conseils parmi cette liste, et commencez à travailler dessus pour les mettre en place et optimiser votre organisation. Vous allez rapidement voir que c’est bénéfique pour votre planning. J’espère que ces conseils vous aideront à gagner du temps. Et pour encore plus d’astuces productivité, écouter le podcast « Et si on avançait ? » .