La productivité ne consiste pas uniquement à produire …
On peut parfois assimiler la productivité uniquement au fait de créer. Créer des nouvelles offres, faire un nouveau projet, de nouvelles tâches, de nouveaux objectifs.
Mais dans cet article je souhaite vous amener à développer une approche différente de la productivité : être productif en partant de ce que vous avez déjà grâce à une démarche d’amélioration continue.
La productivité c’est quoi ?
Par définition, la productivité c’est tout simplement le rapport entre les ressources mises en oeuvre et le résultat obtenu.
Techniquement, plus on a des résultats avec le moins de ressources, plus on est productif.
Vous comprenez maintenant l’enjeu de l’amélioration continue dans nos projets, nos business ? Partir de l’existant et l’améliorer pour en tirer encore plus de résultats lors de sa création.
Qu’est ce que c’est que l’amélioration continue ?
L’amélioration continue se décrit comme étant un effort continu mis en place pour améliorer ses produits, ses services et ses processus.
Source : Wikipédia
C’est quelque chose que j’ai énormément fait en tant que responsable qualité dans des entreprise : créer une dynamique d’amélioration et fédhérer les équipes autour de celle ci.
L’objectif : capitaliser sur ce qui existe et fonctionne et l’améliorer en continu.
Cette démarche a été crée par M. Walter Shewart et popularisée par son ami William Edwards DEMING en 1950. Il a été le premier à parler et mettre en oeuvre ce type d’approche dans les entreprises japonaises. C’est ce qui a donné le nom de la méthode rattachée à cette démarche : la roue de Deming.
La roue de Deming représente 4 étapes qui permettent de créer une démarche d’amélioration continue :
- Plan (Planifier)
- Do (Faire)
- Check (Vérifier)
- Act (Améliorer)
Cette démarche est très pratiquée dans les grandes entreprises notamment pour des démarches de certification mais c’est une démarche qui s’adapte très bien aux projets, aux objectifs et aux micro-entreprises.
Nous allons voir ensemble comment la mettre en oeuvre concrètement …
Comment mettre en place concrètement la démarche d’amélioration continue ?
Il y a tout d’abord la première phase qui comporte quand même de la création (le P et le D)
Étape 1 : La définition et la planification (PLAN)
A cette étape, il est nécéssaire de définir :
- les objectifs précis de votre projet
- les risques potentiels et les contraintes,
- les ressources nécessaires (matériels, financières, humaines),
- le plan d’action en prenant en compte les différentes échéances et les priorités (qui fait quoi où quand et comment ?)
Étape 2 : Passer à l’action (DO)
A cette étape, pas de surprise : il faut juste faire ce que tu vous avez prévu de faire à l’étape 1.
Généralement ce qui arrive c’est que nous sommes tentés de nous arrêter là. Voilà, ce qui a été planifié est réalisé : c’est génial super. Passons donc à autre chose.
Erreur … Car l’amélioration commence vraiment après cette étape.
Étape 3 : Vérifier (CHECK)
Cette étape est une étape où vous allez prendre du recul par rapport à tout ce que vous avez pu réaliser.
C’est cette étape qui va décider de la clôture ou non de ce projet. Elle va vous aidez à identifier les axes d’améliorer de votre action.
Voici un exemple de questions à se poser dans la phase check :
- S’il s’agit d’un objectif : est-il pleinement atteint ?
- S’il s’agit d’une offre : vos clients sont-ils satisfaits ? (enquête de satisfaction)
- Analysez vos chiffres : nombre de vente, taux de satisfaction ?
- Les étapes réalisées sont elles “conformes” à ce qui était prévu ?
L’étape check peut se faire à tout moment dans projet. Cela peut-être après chaque grande étape ou alors avec une fréquence définie (mensuelle, hebdo, etc.).
L’important est de s’arrêter à un moment donner pour évaluer tout ce que vous avez produit.
Étape 4 : Améliorer (ACT)
Vous l’aurez compris cette étape vous permettra de définir des actions en réponse aux problématiques détectées lors de l’étape 3.
Exemple : vous avez lancé un produit et vous constatez que votre nombre de vente aurait pu être mieux. alors vous pouvez décider d’effectuer quelques améliorer pour améliorer ce nombre de vente.
Étape 5 : Retour à l’étape 1 (PLAN)
Comme je vous ai expliqué au début, cette méthode est appelée “roue de Deming”. Et quelle est la particularité d’une roue ? Elle tourne.
En effet, la roue de Deming PDCA est utilisée pour atteindre un résultat précis et dans le cadre d’une gestion de projet pour la finalisation du projet. Tant que le projet n’est pas finalisé la roue doit donc continuer à tourner.
Les actions d’amélioration définies dans l’étape 4 ACT vont intégrées de nouveau votre plan d’action de l’étape 1 “Plan” et la roue effectue alors un tour complet.
C’est le top de la productivité !
Alors, arrivez-vous à exploiter au maximum ce que vous mettez en place ?